Vier Kriterien, ein Ausschlussgrund: der Schnelltest für Prozessschritte

Vier Kriterien entscheiden, ob sich ein Prozessschritt automatisieren lässt: Ist er dokumentiert, abgegrenzt, prüfbar und wissensintensiv genug? Geprüft wird je Schritt, nicht je Prozess — der Durchschnitt über einen ganzen Ablauf verschleiert genau das, worauf es ankommt.

Die vier Kriterien sind nicht gleichrangig, und sie sind auch nicht auf dieselbe Weise erfüllbar. Fehlt die Dokumentation oder eine klare Abgrenzung, ist das ein Arbeitsauftrag — zwei von vieren lassen sich herstellen, die Lücke schließt sich, bevor der erste Fall automatisiert läuft. Wissensintensität dagegen lässt sich nicht herstellen, sondern nur vorfinden: Lässt sich das Regelwerk eines Schritts vollständig als Liste aufschreiben, gehört er in ein Skript oder eine Entscheidungstabelle, nicht in einen Prompt.

Die eigentliche Ausschlussfrage bleibt die Prüfbarkeit — seit dieser Überarbeitung des Anhangs aber nicht mehr die einzige. Gibt es niemanden, der beurteilen kann, ob ein Ergebnis richtig ist, ist der Schritt endgültig ausgeschlossen: Was niemand beurteilen kann, kann auch niemand verantworten. Neu hinzugekommen ist ein sechster Prüfblock zur Zulässigkeit — fehlende Rechtsgrundlage für die echten Fälle des Piloten, ungeklärte Auftragsverarbeitung, übergangene Arbeitnehmervertretung oder eine offene Einordnung nach der KI-Verordnung. Anders als bei der Prüfbarkeit beendet ein „Nein” hier die Prüfung nicht für immer, sondern nur, bis die Frage geklärt ist.

Als Faustregel für die eigene Praxis: Rechnen Sie mit einer Viertelstunde je Prozessschritt — und gehen Sie die Liste zu zweit durch, denn wo Bearbeiter und Prozessverantwortlicher unterschiedlich antworten, liegt der eigentliche Befund der Viertelstunde.

→ Mehr zum Buch und zu Anhang A: Ist mein Prozess automatisierungsreif?