Was Ihre IT-Systeme über den Prozess wissen — und Ihr Handbuch nicht

Die Verfahrensanweisung sagt, wie ein Antrag durch die Prüfung läuft. Das Workflow-System, das ERP, das Gremienportal wissen es oft besser, weil sie jeden Schritt protokollieren, ohne jemanden zu fragen. Process Mining rekonstruiert daraus den tatsächlich gelebten Ablauf – der einzige der drei Wege zur Prozessbeschreibung, der nicht auf Selbstauskunft beruht.

Der eigentliche Wert liegt im Abgleich mit dem Dokumentierten, dem sogenannten Conformance Checking: In der durchgerechneten Auswertung des Leitbeispiels über zwölf Monate ergibt sich für den Freigabeprozess eine Fitness von 0,68 – ein Drittel der Anträge durchläuft einen Weg, den die offizielle Arbeitsanweisung nicht vorsieht, weil Anträge im Schnitt 1,4-mal zurückgewiesen und neu eingereicht werden. Wer einen Prozess automatisiert, automatisiert die Fassung, die er zur Hand hat – und eine Fassung mit einer Fitness von 0,68 geht an einem Drittel der Wirklichkeit vorbei.

Die Grenze der Methodik zeigt sich ausgerechnet dort, wo am meisten zu holen wäre: Von sechs Schritten des Freigabeprozesses hinterlassen nur zwei ein sauberes Ereignisprotokoll, einer ist rekonstruierbar, drei laufen über E-Mail und Besprechungsprotokolle und bleiben dunkel – darunter die beiden größten Wartezeitblöcke von je 24 Stunden vor der Risikoeinschätzung und der Compliance-Prüfung. Ein Prozess, der über Postfächer läuft, hinterlässt kein brauchbares Ereignisprotokoll, sondern höchstens eine Kommunikationsstatistik. Das ist im Mittelstand der Regelfall und kein Scheitern: Wo Systemspuren fehlen, bleiben Erhebung durch Interview und Beobachtung der richtige, gleichrangige Weg.

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