Warum der erste Schritt zur KI-Automatisierung keine Software ist

Der Pilot ist der Einstieg in die Automatisierung — und er bleibt bewusst manuell: Ein Bearbeiter öffnet den Kontext-Ordner, gibt den Prompt ein, liest das Ergebnis, prüft es und notiert, was nicht stimmte. Kein Workflow, keine Oberfläche.

Vier unabhängige Gründe tragen diese Entscheidung, obwohl ein einfacher Ablauf auf einer Low-Code-Plattform an einem Tag zusammengeklickt wäre. Erstens lernt man den Prozess erst beim Durchspielen kennen — im Leitbeispiel zeigt sich erst beim achten Antrag, dass Vorhaben mit externem Entwicklungsanteil zusätzlich gegen eine Konzernrichtlinie zu prüfen sind, die niemand erwähnt hatte. Zweitens schreibt jedes Werkzeug Annahmen fest, die noch niemand geprüft hat — vor allem den Zuschnitt der Schritte. Drittens braucht eine Measure-Phase im Sinn von DMAIC ein unverändertes System: Wer erst baut und dann misst, misst das Werkzeug und nicht den Prozess. Viertens bleibt der Ausstieg billig, solange nichts gebaut ist — ein abgebrochener Pilot kostet ein paar Personentage, ein gebautes Werkzeug hinterlässt Betriebskosten und eine Organisation, die den manuellen Weg verlernt hat.

Das häufigste Schicksal eines Piloten ist aber weder Erfolg noch Abbruch, sondern das Ausbleiben einer Entscheidung. Er läuft, bis das Interesse nachlässt, bindet dabei die besten Leute des Fachbereichs und wird irgendwann nicht mehr erwähnt — teurer als ein Abbruch, weil er Kosten trägt, ohne einen Befund zu liefern. Die Gegenmaßnahme sind sieben vorab festgelegte Abbruchkriterien, jedes mit Messgröße, Schwelle, Prüfzeitpunkt und einem Entscheider mit Namen. Das wichtigste: Findet sich bis zum Ende der Lernwelle kein Kontrollmuster, mit dem der Schritt beherrschbar wird, ist das ein Ausschlusskriterium, kein Optimierungsauftrag.

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