Die 20-Minuten-Rechnung, die über jede KI-Automatisierung entscheidet

Vor dem Werkzeugbau steht eine zwanzigminütige Rechnung, die über den Erfolg des ganzen Vorhabens entscheidet: Lohnt sich das eigentlich? Sie ist der einzige Punkt im Vorgehen, an dem sich noch günstig Nein sagen lässt.

Vier Zahlen je Prozessschritt reichen: manuelle Bearbeitungszeit, KI-Ausführungszeit, Tokenkosten und Prüfaufwand — und oft geht die Rechnung deutlich auf. Im Leitbeispiel dauert „Compliance prüfen” manuell vier Stunden zu 100 Euro Vollkostensatz, also 400 Euro je Antrag. Die KI-gestützte Seite kostet rund einen Euro Token plus eine Stunde Prüfung durch den Compliance-Verantwortlichen, macht rund 101 Euro. Ersparnis: 299 Euro je Antrag, bei 100 Anträgen im Jahr knapp 30.000 Euro — der Einmalaufwand von fünf bis acht Personentagen amortisiert sich damit im ersten Quartal.

Doch erst die Rechnung über den ganzen Prozess zeigt, wie trügerisch ein Bruttowert ist. Für alle sechs Schritte des Leitbeispiels zusammen ergibt die Summenzeile rund 75.000 Euro Ersparnis im Jahr — nur tragen zwei kaum lohnende Schritte davon gerade einmal 1,6 Prozent, verursachen aber denselben Einmal- und Pflegeaufwand wie die großen. Rechnet man nur die vier tatsächlich tragfähigen Schritte, berücksichtigt, dass nur 80 Prozent der Anträge den automatisierten Pfad durchlaufen, und zieht fünf regelmäßig übersehene Posten ab — Pflege der Kontext-Ordner, Modellvalidierung bei jedem Modellwechsel, Werkzeugbau, Plattformkosten, Einarbeitung der Prüfenden —, bleibt ein Nettojahresnutzen von rund 34.000 bis 53.000 Euro. Positiv, aber weniger als die Hälfte dessen, was die erste Summenzeile verspricht.

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